Báo cáo lương

Sau khi tính lương xong, Quý khách thường cần một bảng tổng hợp để in ra, gửi kế toán, hoặc lưu hồ sơ. myHRM cho phép Quý khách tạo các mẫu báo cáo và xuất dữ liệu lương của từng kỳ ra file để mở bằng Excel. Cách làm giống nhau dù Quý khách quản lý một quán cà phê 5 nhân viên hay một nhà máy 500 công nhân chia 3 ca.

Mở màn hình báo cáo

Vào Tiền lương → Báo cáo tiền lương. Màn hình có hai thẻ:

• Mẫu báo cáo: nơi Quý khách quản lý các mẫu báo cáo và xuất file.
• Báo cáo đã xuất: lịch sử những lần đã xuất file, ai xuất và khi nào.

Mẫu chia hai nhóm:

• Mẫu hệ dựng sẵn: mẫu Báo cáo lương xuất toàn bộ bảng lương của kỳ, gồm cả nhân viên thử việc. Mẫu này không sửa được; muốn đổi thì bấm Nhân bản để sửa để có một bản của tổ chức rồi sửa bản ấy.
• Mẫu của tổ chức: mẫu Quý khách tự lập. Sửa, nhân bản hay xoá đều được.

Chọn một mẫu là thẻ bên phải xem trước đúng bộ cột của mẫu ấy.

Tạo mẫu báo cáo

Ở thẻ Mẫu báo cáo, bấm Mẫu mới và điền:

1. Tên báo cáo: đặt tên dễ nhận biết, ví dụ "Bảng lương khối văn phòng".
2. Mô tả (tuỳ chọn).
3. Quy chế lương (tuỳ chọn): để trống là lấy cả công ty. Chọn một quy chế là chỉ giữ người theo quy chế ấy.
4. Định dạng mẫu này được xuất: XLSX, CSV hoặc cả hai.
5. Cột trong tệp: chọn các cột cần có, chia theo nhóm Công trong kỳ, Thu nhập, Giảm trừ và bảo hiểm, Kết quả, Chỗ trả tiền. Mã nhân viên, họ tên, phòng ban và chức vụ luôn đứng đầu tệp nên không có trong danh sách này.

Bấm Lưu để thêm mẫu vào nhóm Mẫu của tổ chức. Mẫu chỉ quyết định cột nào vào tệp và lấy những ai, không đổi một con số nào.

Mẹo: Với công ty nhiều nhóm nhân sự (ví dụ khối sản xuất và khối văn phòng hưởng quy chế lương khác nhau), hãy lập mỗi nhóm một mẫu theo quy chế. Như vậy mỗi lần xuất Quý khách có ngay bảng lương riêng của từng nhóm.

Xuất báo cáo cho một kỳ lương

1. Chọn mẫu muốn dùng.
2. Ở ô Kỳ lương, chọn kỳ cần xuất. Lọc thêm Phòng ban nếu chỉ cần một phòng.
3. Bấm chip định dạng ở thẻ bên phải để chọn XLSX hay CSV cho lượt xuất này, rồi bấm Xuất theo mẫu này.

Chỉ kỳ lương đã chốt mới hiện ở đây; kỳ đang mở không hiện vì số còn đổi. Báo cáo chỉ đọc kỳ đã chốt, không tính lại gì.

Nội dung file xuất ra

Mẫu Báo cáo lương xuất các cột sau (mẫu của tổ chức xuất đúng bộ cột đã chọn):

Xem lại các báo cáo đã xuất

Mở thẻ Báo cáo đã xuất để xem lịch sử. Bảng hiển thị tên báo cáo, mẫu gốc, người xuất, trạng thái (Hoàn thành, Đang xử lý hoặc Thất bại) và thời gian xuất. Quý khách có thể xoá các dòng cũ để giữ danh sách gọn gàng.

Lưu ý: Số liệu trong báo cáo lấy đúng theo kỳ lương Quý khách chọn. Nếu số chưa khớp, hãy kiểm tra lại bảng lương của kỳ đó đã tính và chốt xong chưa trước khi xuất.