Duyệt đơn và báo cáo chấm công

Trang này hướng dẫn ba việc thường làm của người quản lý và cán bộ nhân sự: duyệt các đơn từ nhân viên gửi lên, thiết lập luồng duyệt cho từng loại đơn, và xuất báo cáo tổng hợp chấm công. Dù bạn quản lý một quán cà phê 5 người hay một nhà máy 500 công nhân chia 3 ca, các thao tác đều giống nhau, chỉ khác ở số lượng đơn và số cấp duyệt.

Trung tâm duyệt đơn

Vào Chấm công → Hộp duyệt đơn. Đây là nơi gom chung 9 loại đơn: Đơn xin nghỉ, Đơn làm thêm, Đơn bù công, Đơn đổi ca, Đơn xoay ca, Đơn đăng ký ca, Đơn làm việc từ xa, Đơn tạm ứng và Đơn truy thu truy lĩnh. Đầu trang có ô thống kê nhanh số đơn theo trạng thái.

Bảng liệt kê các cột: Nhân viên, Loại đơn, Ngày gửi đơn, Ngày áp dụng đơn và Trạng thái đơn (Chờ duyệt, Đã duyệt, Từ chối, Đã hủy). Dùng bộ lọc Loại đơn và Trạng thái ở góc bảng để thu hẹp danh sách.

Nút Thêm mới ở góc trên mở danh sách chín loại đơn: chọn một loại là vào thẳng biểu mẫu tạo đơn ấy, khỏi tìm màn riêng.

Người có quyền xem tất cả sẽ thấy toàn bộ đơn của công ty. Người khác chỉ thấy đơn của chính mình cộng với những loại đơn mà họ được phân quyền duyệt.

Lưu ý: Mặc định hệ thống không cho tự duyệt đơn của chính mình (nguyên tắc tách vai). Chủ công ty là ngoại lệ. Muốn nới lỏng cho công ty nhỏ (chủ kiêm nhân viên), bật lại trong phần cấu hình.

Xem chi tiết và duyệt hàng loạt

1. Bấm nút Chi tiết trên một dòng để mở cửa sổ xem đầy đủ thông tin đơn (người gửi, thời gian, lý do, trạng thái).
2. Để xử lý nhanh nhiều đơn, tích chọn các đơn đang ở trạng thái Chờ duyệt rồi bấm Duyệt đã chọn hoặc Từ chối đã chọn. Khi từ chối, hệ thống bắt buộc nhập lý do để thông báo lại cho nhân viên.

Chỉ những đơn bạn có quyền duyệt mới chọn được; các đơn còn lại bị bỏ qua và hệ thống báo rõ. Riêng đơn Cập nhật hồ sơ phải duyệt ở màn riêng vì cần nhập chi tiết giấy tờ, nên không nằm trong thao tác hàng loạt.

Cấu hình luồng duyệt

Vào Quản trị → Chấm công → Cấu hình duyệt đơn. Bảng liệt kê từng loại đơn kèm trạng thái bật/tắt, các bước duyệt, đối tượng áp dụng và cách xử lý quá hạn. Gạt công tắc ở cột Trạng thái để bật hoặc tắt một loại đơn ngay trên bảng.

Bấm vào một dòng (hoặc nút Cấu hình) để mở form chi tiết:

• Quy trình duyệt: thêm lần lượt các bước duyệt. Mỗi bước chọn người duyệt là Chủ công ty, Quản lý trực tiếp (kèm cấp 1/2/3), Trưởng phòng ban, hoặc Người duyệt cụ thể. Chuỗi nhiều bước phù hợp cho công ty nhiều tầng quản lý; một bước là đủ cho cơ sở nhỏ.
• Phạm vi, ô Đối tượng áp dụng: Tất cả nhân viên, một số phòng ban, hoặc một số nhân viên cụ thể.
• Cài đặt nâng cao: giới hạn thời gian gửi, giới hạn thời gian duyệt, trạng thái khi quá hạn (tự động từ chối, tự động duyệt, hoặc chuyển lên cấp trên), cho phép quản lý thu hồi đơn đã duyệt, và cho phép tự duyệt đơn của mình.

Bấm Lưu để áp dụng.

Ai được sửa luồng duyệt. Người xem được công của cả công ty thì mở được trang này để xem. Sửa quy trình duyệt và bật tắt một loại đơn cần quyền riêng Cấu hình luồng duyệt đơn: Chủ sở hữu có sẵn, các vai khác chưa có cho tới khi chủ tích quyền ấy ở Quản trị → Quyền quản trị, nhóm Chấm công. Quyền này tách riêng vì người sửa được luồng duyệt có thể tự đặt mình làm người duyệt đơn tạm ứng hay truy lĩnh lương. Chín loại đơn là loại có sẵn của hệ thống: loại nào công ty không dùng thì tắt đi, không xoá và không lập thêm.

Báo cáo và tổng hợp chấm công

Vào Chấm công → Báo cáo theo mẫu. Trang có hai tab: Danh sách báo cáo và Báo cáo đã xuất.

Ở tab Danh sách báo cáo có sẵn các mẫu hệ thống: Số lần chấm công, Đi muộn về sớm, Ra vào trong ngày, Bảng chấm công theo kỳ, Đơn xin làm việc từ xa, Đơn nghỉ phép và Đơn làm thêm. Để xuất:

1. Bấm nút biểu tượng Xuất tệp ở cuối dòng mẫu cần lấy.
2. Chọn khoảng Từ ngày - Đến ngày, lọc theo Chọn bộ phận hoặc Chọn nhân viên nếu cần.
3. Mở phần Cài đặt hiển thị để tích chọn các cột đưa vào file Excel (mã, tên, phòng ban, vị trí, tổng ngày công, tổng giờ làm, phút đi muộn, phút về sớm, giờ làm thêm, ngày nghỉ).
4. Bấm Xuất báo cáo. Hệ thống xử lý ở chế độ nền.

Sau vài phút, mở tab Báo cáo đã xuất để xem trạng thái (Đang xử lý, Đã hoàn thành, Lỗi) và bấm Tải xuống khi hoàn thành. Bạn cũng có thể đổi tên báo cáo, và xóa các báo cáo tùy chỉnh (báo cáo hệ thống không xóa được).

Tệp đã xuất giữ trong 30 ngày. Quá hạn thì hệ thống tự xoá cả tệp lẫn dòng trong danh sách, mỗi đêm một lần. Báo cáo là ảnh chụp số liệu tại thời điểm xuất, cần lại thì xuất lần nữa cũng ra đúng số ấy nếu khoảng ngày không đổi, nên không có gì mất đi vĩnh viễn. Cần giữ lâu hơn thì tải tệp về máy trong vòng 30 ngày.

Người quản trị hệ thống muốn đổi số ngày giữ, hoặc muốn xem trước sẽ dọn những gì mà chưa xoá, dùng lệnh attendance:prune-report-exports với --days và --dry-run.

Tổng hợp tháng

Màn Tổng hợp tháng là bảng công cả tháng của từng nhân viên: tổng ngày công, giờ làm, đi muộn, về sớm, tăng ca... Lọc theo tháng và năm, theo nhóm lịch làm việc và theo phòng ban; bấm Chi tiết trên một dòng để xem từng ngày của người đó.

Tổng ngày công ở đây tính theo đúng luật của phiếu lương: công chấm thực tế cộng công ngày lễ và công phép có lương - nên con số luôn khớp với cột ngày công trên bảng lương, không cần đối chiếu tay.

Chưa chấm công

Màn Chưa chấm công liệt kê những người được xếp ca nhưng chưa có lượt chấm trong ngày được chọn, kèm cột cho biết người đó đang nghỉ phép (hiện loại phép) hay không có đơn nào. Lọc được theo ngày, theo tình trạng đơn (có đơn chờ/đã duyệt hay không có đơn) và theo phòng ban.

Dùng màn này mỗi sáng để đôn đốc chấm công, hoặc cuối kỳ để phát hiện ngày quên chấm - từ đó nhắc nhân viên nộp đơn bù công cho ngày bị sót trước khi tính lương.