Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức là bộ khung để myHRM biết công ty có những phòng ban nào, mỗi người giữ chức vụ gì và làm việc ở đâu. Khai báo phần này trước khi thêm nhân viên sẽ giúp các phân hệ chấm công, tính lương, duyệt đơn chạy đúng.

myHRM phù hợp với mọi quy mô. Một quán cà phê 5 người có thể chỉ cần một phòng ban và vài chức vụ. Một nhà máy 500 công nhân chia 3 ca hay một chuỗi cửa hàng nhiều tỉnh có thể dựng cây phòng ban nhiều cấp và nhiều chi nhánh.

Bộ phận

Vào Quản trị → Danh mục nhân sự → Bộ phận, bấm Thêm mới rồi điền:

Tên bộ phận và Mã bộ phận (bắt buộc). Mã nên ngắn gọn, không trùng, ví dụ KD, KT, SX.
Bộ phận cấp trên: để trống nếu đây là phòng cấp cao nhất, hoặc chọn phòng cha để tạo cây nhiều cấp (ví dụ Khối Sản xuất chứa Tổ 1, Tổ 2).
Quản lý chính và Quản lý phụ: chọn nhân viên phụ trách. Quản lý phụ được chọn nhiều người.
Văn phòng: gắn bộ phận với địa điểm làm việc, phục vụ chấm công.

Cùng form còn có Số điện thoại, Email, Địa chỉ, Vùng miền, Mã bưu điện, Trang web, Ngày có hiệu lực, Ngày hết hạn, Thứ tự và công tắc Đang hoạt động.

Mẹo: Bạn có thể kéo thả để sắp thứ tự hiển thị các phòng ban; cột Nhân viên cho biết mỗi phòng đang có bao nhiêu người.

Nhập bộ phận từ tệp

Công ty đã có sơ đồ tổ chức trên bảng tính thì không phải gõ lại từng phòng. Trên màn Bộ phận, bấm Nhập từ tệp, tải tệp mẫu về, điền mỗi bộ phận một dòng rồi gửi lên. Cột của tệp chính là các ô của biểu mẫu tạo bộ phận; Tên bộ phận và Mã bộ phận là bắt buộc.

Cột Bộ phận cấp trên, Văn phòng, Quản lý chính ghi bằng tên, không ghi số. Viết ngắn hơn tên trong hệ vẫn khớp khi chỉ có một bộ phận chứa chữ ấy; hai bộ phận cùng chứa thì dòng đó báo lỗi chứ máy không đoán.
Bộ phận cấp trên có thể là một dòng phía trên trong cùng tệp: liệt kê từ cấp cao xuống (Khối Kinh doanh trước, Bán lẻ sau) là máy dựng đúng cây.
Cột Đang hoạt động nhận Có hoặc Không; để trống thì bộ phận đang hoạt động, như khi bấm Tạo mới.
Dòng trùng mã (hoặc trùng tên khi không có mã) với bộ phận đã có là dòng trùng: bạn chọn bỏ qua hay ghi đè. Dòng đặt một bộ phận nằm dưới chính nó hay dưới bộ phận con của nó thì không vào, kẻo cây tổ chức thành vòng.
Quản lý phụ không nhập từ tệp; chọn trên màn sửa bộ phận.

Nhập cần quyền thêm bộ phận. Mỗi lần nhập là một lô trong Nhật ký lô nhập (xem bài Quản lý nhân viên).

Chức danh và nhóm chức danh

Chức danh là vị trí công việc như Giám đốc, Trưởng phòng, Nhân viên. Nhóm chức danh dùng để gom nhiều chức danh cùng loại (ví dụ nhóm Quản lý, nhóm Khối văn phòng).

Vào Quản trị → Danh mục nhân sự → Nhóm chức danh để tạo nhóm trước: điền Tên nhóm, Mã nhóm, ghi chú và bật Kích hoạt.

Sang ô Chức danh cùng nhóm, bấm Thêm mới và khai:

Tên (bắt buộc) và Mã.
Nhóm chức danh: chọn nhóm đã tạo, hoặc bấm tạo nhanh ngay tại đây.
Cấp bậc: số càng lớn thì cấp càng cao. Trường này quyết định thứ tự trong luồng duyệt đơn, nên hãy đặt nhất quán (ví dụ Nhân viên 1, Trưởng phòng 3, Giám đốc 5).

Lưu ý: Cấp bậc ảnh hưởng trực tiếp tới ai được duyệt đơn của ai. Với công ty nhiều tầng quản lý, hãy quy ước bậc rõ ràng ngay từ đầu.

Nhập chức danh từ tệp

Trên màn Chức danh, bấm Nhập từ tệp, tải tệp mẫu rồi điền mỗi chức danh một dòng: Tên (bắt buộc), Mã, Nhóm chức danh (ghi bằng tên nhóm đã có), Cấp bậc (số) và thứ tự hiển thị. Dòng trùng mã, hoặc trùng tên khi không có mã, là dòng trùng như khi nhập bộ phận. Nhóm chưa có trong hệ thì dòng đó báo lỗi; tạo nhóm trước rồi nhập lại.

Nhập cần quyền thêm chức danh.

Địa điểm làm việc

Địa điểm làm việc (chi nhánh, văn phòng) là nơi làm việc thực tế và là nơi cấu hình chấm công. Bạn có thể tạo nhanh ngay trong ô Văn phòng ở form bộ phận, hoặc quản lý đầy đủ ở Quản trị → Tài nguyên và Vận hành → Địa điểm làm việc.

Mỗi văn phòng gồm:

Thông tin cơ bản: Tên, mã, địa chỉ, trạng thái.
Vị trí chấm công: khai một hay nhiều điểm GPS (vĩ độ, kinh độ, bán kính hợp lệ, mặc định 200m), có bản đồ để chọn tọa độ.
Wifi: thêm tên và địa chỉ MAC (BSSID) để giới hạn chấm công theo mạng nội bộ.
Máy chấm công: khai máy phần cứng (ZKTeco, Hikvision) theo số sê-ri; hệ thống sinh Push URL để máy tự đẩy dữ liệu về. Bấm Hướng dẫn để xem cách cấu hình trên máy.

Nhờ vậy, một nhà máy nhiều xưởng hay một chuỗi nhiều cửa hàng đều có thể quản lý điểm chấm công riêng cho từng chi nhánh.

Sơ đồ tổ chức

Vào Nhân sự → Sơ đồ tổ chức để xem toàn bộ công ty dưới dạng cây: từ công ty xuống các phòng ban, và trong mỗi phòng là danh sách nhân viên kèm chức vụ. Bấm vào một nhân viên để mở nhanh thông tin (mã, chức vụ, phòng ban, giới tính, ngày sinh, email, điện thoại, trạng thái).

Nút Mời nhân viên ở góc trên cho phép gửi lời mời tham gia cho người còn thiếu. Đây là cách trực quan để kiểm tra cơ cấu vừa dựng đã đầy đủ và đúng cấp bậc hay chưa.